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エクセルでデータのコピー ― 2009年04月10日 16時18分26秒
エクセルを使っていて、データをコピーすることがよくあります。
並んでいるデータをコピーする場合はマウスでコピーする範囲を選択すればよいのですが、離れたデータをコピーする際、個別にコピーを繰り返すのは面倒ですよね！
画像のように１か月単位で登録されているデータのうち、偶数月のデータだけを違う表にコピーする場合などです。
１年を通じての表とは別に偶数月の表がある場合、コピーと貼り付けを６回繰り返すのは面倒です。
そこで、偶数月のデータをすべて選択し、一気にコピーしてしまいます。
離れたところにあるセルを選択する場合は、キーボードの「Ｃｔｒl」キーを押しながら、マウスを使ってコピーするセルを選択します。
選択できたら、コピーを実行したのち、偶数月の貼り付けたい表の一番左上にカーソルを合わせ、貼り付けを実行します。
画像の表であれば、貼り付ける際に、東京の２月のセルにカーソルを合わせて貼り付けを行えば、偶数月のデータがすべてコピーされます。
選択は複数回行う必要はありますが、一度の貼り付けでデータをコピーできるので、覚えておけば便利だと思います。
並んでいるデータをコピーする場合はマウスでコピーする範囲を選択すればよいのですが、離れたデータをコピーする際、個別にコピーを繰り返すのは面倒ですよね！
画像のように１か月単位で登録されているデータのうち、偶数月のデータだけを違う表にコピーする場合などです。
１年を通じての表とは別に偶数月の表がある場合、コピーと貼り付けを６回繰り返すのは面倒です。
そこで、偶数月のデータをすべて選択し、一気にコピーしてしまいます。
離れたところにあるセルを選択する場合は、キーボードの「Ｃｔｒl」キーを押しながら、マウスを使ってコピーするセルを選択します。
選択できたら、コピーを実行したのち、偶数月の貼り付けたい表の一番左上にカーソルを合わせ、貼り付けを実行します。
画像の表であれば、貼り付ける際に、東京の２月のセルにカーソルを合わせて貼り付けを行えば、偶数月のデータがすべてコピーされます。
選択は複数回行う必要はありますが、一度の貼り付けでデータをコピーできるので、覚えておけば便利だと思います。
エクセルでデータの並べ替え ― 2008年12月18日 12時22分22秒
職場では、データの管理にエクセルを使っています。
生徒の情報や職員の情報なども含め、エクセルを使って作業を行うことが多いのですが、よく使う機能のひとつにデータの並べ替えがあります。
役職や、年齢などでデータをひとまとまりにしたい場合などに使うのですが、時々使い方を聞かれることがあります。
エクセル2007では、「データ」タブに「並べ替え」のボタンがあるので、クリックし、並べ替えの画面を表示させます。
たとえば、役職と年齢で並べ替えをしたい場合、
並べ替えの画面で、「列」に役職と年齢を選んで順序を指定します。
複数の並べ替え条件を指定する場合には、「レベルの追加」をクリックすると、新しい選択項目が表示されるので、指定を追加します。
画面では、役職の昇順で年齢の降順にデータを並べ替えるように設定しています。
データを管理する場合、ほとんどの方は先頭行を項目名にしていると思いますが、先頭行からデータが入っている場合には、
「先頭行をデータの見出しとして使用する」のチェックを外せば１行目から、並べ替えを行ってくれます。
ただし、列に項目名がないので、アルファベットでキーの指定をする必要があるので注意してください。
生徒の情報や職員の情報なども含め、エクセルを使って作業を行うことが多いのですが、よく使う機能のひとつにデータの並べ替えがあります。
役職や、年齢などでデータをひとまとまりにしたい場合などに使うのですが、時々使い方を聞かれることがあります。
エクセル2007では、「データ」タブに「並べ替え」のボタンがあるので、クリックし、並べ替えの画面を表示させます。
たとえば、役職と年齢で並べ替えをしたい場合、
並べ替えの画面で、「列」に役職と年齢を選んで順序を指定します。
複数の並べ替え条件を指定する場合には、「レベルの追加」をクリックすると、新しい選択項目が表示されるので、指定を追加します。
画面では、役職の昇順で年齢の降順にデータを並べ替えるように設定しています。
データを管理する場合、ほとんどの方は先頭行を項目名にしていると思いますが、先頭行からデータが入っている場合には、
「先頭行をデータの見出しとして使用する」のチェックを外せば１行目から、並べ替えを行ってくれます。
ただし、列に項目名がないので、アルファベットでキーの指定をする必要があるので注意してください。
入力規則の設定 ― 2008年11月06日 14時30分30秒
エクセルで表作成をしていると、日本語やアルファベット、数字などを切り替えて入力することになると思います。
例えば、エクセルで住所録などを作る場合、氏名や住所などは日本語、電話番号などは半角英数字を使うと思いますが、セルを移動するたびに設定を変更するのは面倒だと思います。
住所録などの場合、Ａ列に氏名、Ｂ列に郵便番号、Ｃ列に住所というように列単位に入力する内容がある程度決まってくるので、このようなときには、列単位で入力規則の設定を行います。
エクセル２００７で入力規則の設定を行うには、「データ」タブより「データの入力規則」を選択します。
Ａ列を日本語入力の状態にしたい場合は、Ａ列を選択した状態で、「データの入力規則」を選択し、表示された画面から「日本語入力」タブを選択してください。
プルダウンメニューから、「ひらがな」を選んで「ＯＫ」で登録すると、Ａ列にカーソルが来た場合には、日本語入力の状態になっています。
郵便番号や電話番号の設定のときは、「オフ」や「無効」を選択します。
他にも、カタカナや全角英数字など入力する内容に応じて設定を追加することで、日本語入力を切り替える手間を省くことができます。
入力や変更の数が多い時には便利なので、ぜひ覚えておいてください。
例えば、エクセルで住所録などを作る場合、氏名や住所などは日本語、電話番号などは半角英数字を使うと思いますが、セルを移動するたびに設定を変更するのは面倒だと思います。
住所録などの場合、Ａ列に氏名、Ｂ列に郵便番号、Ｃ列に住所というように列単位に入力する内容がある程度決まってくるので、このようなときには、列単位で入力規則の設定を行います。
エクセル２００７で入力規則の設定を行うには、「データ」タブより「データの入力規則」を選択します。
Ａ列を日本語入力の状態にしたい場合は、Ａ列を選択した状態で、「データの入力規則」を選択し、表示された画面から「日本語入力」タブを選択してください。
プルダウンメニューから、「ひらがな」を選んで「ＯＫ」で登録すると、Ａ列にカーソルが来た場合には、日本語入力の状態になっています。
郵便番号や電話番号の設定のときは、「オフ」や「無効」を選択します。
他にも、カタカナや全角英数字など入力する内容に応じて設定を追加することで、日本語入力を切り替える手間を省くことができます。
入力や変更の数が多い時には便利なので、ぜひ覚えておいてください。
条件付き書式 ― 2008年07月23日 11時08分09秒
先日、知り合いからエクセルについて質問を受けました。
条件付き書式についてのことで、内容は計算結果によってセルの色を変更するというもので、条件付き書式を使うことで、対応できるものでした。
そのことを伝えると、通常の場合はできるが、正しく結果が反映されないというのです。
割り算の結果が１０以上なら、背景を青、未満なら赤にする。
これだけであれば、いけるそうなのですが、元になるデータがない場合、背景を白のままにしたいのだが、青になるというのです。
上記の表の場合、C3は白にしたいが青になってしまうそうです。
計算式を確認してみると、IF関数を使ってエラーの場合に「””」の処理をしていました。
表示自体はブランクの状態なのですが、条件付き書式では値があることになり、青く表示されてしまいます。
このような場合、計算式でエラーを回避するのではなく、条件付き書式でエラーの処理をさせます。
元の式は「=if(iserror(A1/B1),"",A1/B1)」となっていたのですが、割り算のみの式に変更しました。「=A1/B1」
次に、条件付き書式ですが、エラーの時の書式を追加しました。
エラーの際には、背景も文字色も白にしてやると元データに値が入っていない場合エラーとなり、セルは白色のままにできます。
今回のケースは、関数でエラーを回避することで、条件付き書式に影響がでてしまいました。
計算結果から新たな計算が必要ない場合は、今回の方法で対応してみてください。
条件付き書式についてのことで、内容は計算結果によってセルの色を変更するというもので、条件付き書式を使うことで、対応できるものでした。
そのことを伝えると、通常の場合はできるが、正しく結果が反映されないというのです。
割り算の結果が１０以上なら、背景を青、未満なら赤にする。
これだけであれば、いけるそうなのですが、元になるデータがない場合、背景を白のままにしたいのだが、青になるというのです。
| A | B | C | |
| 1 | 100 | 10 | 10 |
| 2 | 100 | 20 | 5 |
| 3 | 100 |
計算式を確認してみると、IF関数を使ってエラーの場合に「””」の処理をしていました。
表示自体はブランクの状態なのですが、条件付き書式では値があることになり、青く表示されてしまいます。
このような場合、計算式でエラーを回避するのではなく、条件付き書式でエラーの処理をさせます。
元の式は「=if(iserror(A1/B1),"",A1/B1)」となっていたのですが、割り算のみの式に変更しました。「=A1/B1」
次に、条件付き書式ですが、エラーの時の書式を追加しました。
エラーの際には、背景も文字色も白にしてやると元データに値が入っていない場合エラーとなり、セルは白色のままにできます。
今回のケースは、関数でエラーを回避することで、条件付き書式に影響がでてしまいました。
計算結果から新たな計算が必要ない場合は、今回の方法で対応してみてください。
曜日の自動設定 ― 2008年04月07日 10時32分30秒
４月になり、新しい年度で仕事が始まります。
派遣という立場で仕事をしていると、会社用と派遣先用の２種類の勤務表が存在し、締日が違うので別々に管理する必要があります。
私は合計や残業などの計算にエクセルを使っています。
１か月１シートで１２枚のシートで１年分を１ファイルにしているのですが、年度が替わる際曜日を修正するのが結構面倒です。
月単位であれば、１日の曜日を入れてドラッグしてやればできますが、
この手間を省くために２つの関数を組み合わせています。
１つ目の関数は「TEXT」関数です。
TEXT関数は数値を文字列に変換してくれる関数で、
=TEXT(数値、文字列）
と言う式になります。
日付から曜日を表示させる場合には、
=TEXT(日付、"aaa")
となります。
"aaa"という指定で曜日を表示してくれるようになります。
「2008/4/1」などのようにセルに年月日がすべては言っている場合は、
そのセルを指定するだけですみます。
例えばA2のセルに年月日の情報が入っている場合には、
=TEXT(A2,"aaa")
で曜日がでますが、勤務表などの場合シートには日のみで月や年などの情報は入れないと思います。
そこで、２つ目の関数である「DATE」関数を使い、日付の情報を生成します。
=DATE(年、月、日)
という式になります。
年、月、日には、それぞれ数値をいれます。
勤務表では、日にちの指定は入っていますし、月単位でシートを作っているので、月の値は直接指定します。
年のデータは年度を指定するためのシートを追加し、そこに年のデータを登録します。
年のデータを”年度”シートのA１セルに2008を登録し、１日のデータが４月シートのA２に登録されている場合の２００８年４月１日を求める場合の式です。
=DATE(年度!A1,4,A2)これで日付の情報として扱うことができるようになります。
５月の場合は月を”５”に変更するだけで５月の日付に変換できます。
TEXT関数の日付の項目にDATE関数を指定してやることで、
曜日を表示させることができます。
=TEXT(DATE(年度!$A$1,4,A2),"aaa")
年度には絶対値の指定を入れています。
これを各月のシート１２枚にすべて設定していきます。
年度が変わった場合、年度シートの年を打ち変えるだけで１年分の曜日がすべて変わります。
注意点としては、４月始まりの場合、１月～３月は＋１した値を入れることと、２月のうるう年をチェックし、２９日が必要な場合に自動的に表示するように、設定を入れることです。
１月から３月は、年度の情報に１を足してください。
下記の式は１月のシートに設定する関数式です。
=TEXT(DATE(年度!$A$1+1,1,A2),"aaa")
うるう年は４年毎に来ますので、年のデータを４で割り、割り切れた年がうるう年になりますので、２９日を表示します。
「MOD」関数を使い余りを求め、余りが０の時には２９を表示し、
曜日も表示します。
=IF(MOD(年度!A1+1,4)=0,29,"")
=IF(A30=29,TEXT(DATE(年度!A1+1,2,A30),"aaa"),"")
上の式が閏年のチェックをし、うるう年の場合に２９を表示させる式
下の式は、２９が表示されているときに曜日を表示する式になります。
これで年度が変わるときに、年だけを変更するだけで１年分の曜日が
自動で修正されるようになります。
エクセルで曜日を多く扱う場合には試してみてください。
派遣という立場で仕事をしていると、会社用と派遣先用の２種類の勤務表が存在し、締日が違うので別々に管理する必要があります。
私は合計や残業などの計算にエクセルを使っています。
１か月１シートで１２枚のシートで１年分を１ファイルにしているのですが、年度が替わる際曜日を修正するのが結構面倒です。
月単位であれば、１日の曜日を入れてドラッグしてやればできますが、
この手間を省くために２つの関数を組み合わせています。
１つ目の関数は「TEXT」関数です。
TEXT関数は数値を文字列に変換してくれる関数で、
=TEXT(数値、文字列）
と言う式になります。
日付から曜日を表示させる場合には、
=TEXT(日付、"aaa")
となります。
"aaa"という指定で曜日を表示してくれるようになります。
「2008/4/1」などのようにセルに年月日がすべては言っている場合は、
そのセルを指定するだけですみます。
例えばA2のセルに年月日の情報が入っている場合には、
=TEXT(A2,"aaa")
で曜日がでますが、勤務表などの場合シートには日のみで月や年などの情報は入れないと思います。
そこで、２つ目の関数である「DATE」関数を使い、日付の情報を生成します。
=DATE(年、月、日)
という式になります。
年、月、日には、それぞれ数値をいれます。
勤務表では、日にちの指定は入っていますし、月単位でシートを作っているので、月の値は直接指定します。
年のデータは年度を指定するためのシートを追加し、そこに年のデータを登録します。
年のデータを”年度”シートのA１セルに2008を登録し、１日のデータが４月シートのA２に登録されている場合の２００８年４月１日を求める場合の式です。
=DATE(年度!A1,4,A2)これで日付の情報として扱うことができるようになります。
５月の場合は月を”５”に変更するだけで５月の日付に変換できます。
TEXT関数の日付の項目にDATE関数を指定してやることで、
曜日を表示させることができます。
=TEXT(DATE(年度!$A$1,4,A2),"aaa")
年度には絶対値の指定を入れています。
これを各月のシート１２枚にすべて設定していきます。
年度が変わった場合、年度シートの年を打ち変えるだけで１年分の曜日がすべて変わります。
注意点としては、４月始まりの場合、１月～３月は＋１した値を入れることと、２月のうるう年をチェックし、２９日が必要な場合に自動的に表示するように、設定を入れることです。
１月から３月は、年度の情報に１を足してください。
下記の式は１月のシートに設定する関数式です。
=TEXT(DATE(年度!$A$1+1,1,A2),"aaa")
うるう年は４年毎に来ますので、年のデータを４で割り、割り切れた年がうるう年になりますので、２９日を表示します。
「MOD」関数を使い余りを求め、余りが０の時には２９を表示し、
曜日も表示します。
=IF(MOD(年度!A1+1,4)=0,29,"")
=IF(A30=29,TEXT(DATE(年度!A1+1,2,A30),"aaa"),"")
上の式が閏年のチェックをし、うるう年の場合に２９を表示させる式
下の式は、２９が表示されているときに曜日を表示する式になります。
これで年度が変わるときに、年だけを変更するだけで１年分の曜日が
自動で修正されるようになります。
エクセルで曜日を多く扱う場合には試してみてください。
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